รายวิชา การประยุกต์ใช้คอมพิวเตอร์ทางธุรกิจ 213240
บทที่3 ระบบสารสนเทศและการตัดสินใจ
เรื่อง การประยุกต์ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศในธุรกิจพาณิชย์และสำนักงาน

การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ (Electronic Data Interchange: EDI)
การแลกเปลี่ยนข้อมูลทางอิเล็กทรอนิกส์ หรือ EDI เป็นเทคโนโลยีที่ใช้คอมพิวเตอร์ในการรับ-ส่งเอกสารจากหน่วยงานหนึ่งไปยังอีกหน่วยงานหนึ่งโดยส่งผ่านเครือข่าย เช่น โทรศัพท์ สายเคเบิล ดาวเทียม เป็นต้น แทนการส่งเอกสารโดยพนักงานส่งสารหรือไปรษณีย์ ระบบ EDI จะต้องใช้รูปแบบของเอกสารที่เป็นมาตรฐานเพื่อให้หน่วยงานทางธุรกิจหรือองค์กรต่างๆ สามารถสื่อสารได้อย่างมีประสิทธิภาพ
เป็นการแลกเปลี่ยนข้อมูลทาง ELECTRONIC หลักการคล้ายการส่งโทรสาร ผู้รับและผู้ส่งใช้เครื่องคอมพิวเตอร์แทนข้อมูลจะวิ่งไปตามสายโทรศัพท์ ผู้ให้บริการในการรับส่งข้อมูล EDI เรียก VAN (VALUE ADDED NETWORK) หรือไปรษณีย์อีเล็กทรอนิกส์นั่นเอง ผู้ส่งข้อมูลจะบันทึกข้อมูลที่ต้องการลงในเครื่องพีซี โดยจะระบุว่าจะส่งให้ใคร หลังจากนั้นก็หมุนโทรศัพท์ส่งข้อมูลไปยัง VAN และ VAN จะนำข้อมูลของผู้ส่งใส่ลงไปในตู้ไปรษณีย์ของผู้รับโดยอัตโนมัติ ผู้รับจะมีรหัสผ่านเพื่อเปิดตู้ไปรษณีย์ของตนเองเอาข้อมูลไปประมวลผลต่อไป

สำหรับมาตรฐานของ EDI ในประเทศไทยถูกกำหนดโดยกรมศุลกากร ซึ่งเป็นหน่วยงานแรกที่นำระบบนี้มาใช้งาน คือ มาตรฐาน EDIFACT (Electronic Data Interchange for Administration, Commerce and Transport) ตัวอย่างของเอกสารที่นำมาใช้แลกเปลี่ยนข้อมูลด้วยระบบ EDI เช่น ใบสั่งซื้อสินค้า ใบเสนอราคา ใบกำกับสินค้า ใบเสร็จรับเงิน ใบกำกับภาษี เป็นต้น

ประโยชน์ของการใช้ระบบ EDI
1.ลดค่าใช้จ่าย และต้นทุน
- ภาระงานด้านเอกสาร การจัดส่งเอกสาร และเวลาในการจัดเตรียมข้อมูล
- ลดต้นทุนการบริหารสินค้าคงคลัง
2.ลดเวลาทำงานในการป้อนข้อมูล และลดข้อผิดพลาดจากการป้อนข้อมูลที่ซ้ำซ้อน ข้อมูลมีความถูกต้อง
3. เพิ่มความรวดเร็วในการติดต่อสื่อสาร
4. แก้ปัญหาอุปสรรคทางภูมิศาสตร์และเวลา
5. ออกสินค้าได้เร็วขึ้น (ลดขั้นตอนของการตรวจพิธีการ และตรวจสินค้าลง)
6. มีระบบข้อมูลข่าวสารที่ทันสมัย
7. ได้เปรียบคู่แข่งขันที่อยู่นอกระบบ

อ้างอิงจาก 1)สำนักงานส่งเสริมวิสาหกิจขนาดกลางและขนาดย่อม(สสว.)

2)http://cms.sme.go.th/cms/c/journal_articles/view_article_content?article_id=VC-TECH-160708&article_version=1.0